Vous êtes en plein reporting extra financier et cette année encore vous vous dites : « mais pourquoi je n’ai pas digitalisé ma démarche RSE ???? » Cette année, c’est décidé, vous enclenchez la vitesse supérieure et allez convaincre votre boss du bien-fondé de votre projet de digitalisation RSE pour gagner en efficacité et surtout en robustesse des données ! Nous avons listé pour vous les étapes qui vous permettrons de mener à bien votre mission : vendre la digitalisation RSE à votre boss !
Étape 0 : Le déclencheur : saisir l’opportunité de la publication du reporting extra financier
« En février, fais ton rapport extra financier ! »
Si la période de l’année pour rédiger le rapport ESG peut varier en fonction des pratiques de chaque organisation, la publication a très souvent lieu en février, en phase avec le calendrier fiscal. Même si vous avez choisi une publication lors d’un moment clé de l’année ou d’une journée mondiale dédiée à la durabilité, le résultat est le même : sans outil digital, le reporting se révèle complexe.
C’est le moment crucial où les parties prenantes découvrent l’ampleur du projet et des difficulté associés : collecte des données complexe et peu qualitative, consolidation manuelle, erreurs récurrentes, non exhaustivité des données, etc.
Bref, vous l’avez compris, la publication de votre rapport ESG est le moment de tirer la sonnette d’alarme et de proposer la digitalisation de votre démarche RSE à votre boss !
Étape n° 1 : Le Why : lister les arguments pour la digitalisation RSE
La politique de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) peut rapidement se révéler chronophage et couteuse. Voici 6 bons arguments à utiliser pour convaincre votre boss de la pertinence de la digitalisation du pilotage RSE.
1. La digitalisation RSE permet une gestion plus efficace et efficiente de la démarche
L’une des principales motivations pour déployer une solution digitale de gestion de la démarche RSE est la simplification. Les plateformes digitales permettent de collecter et traiter les données plus rapidement et plus précisément et surtout de le faire au fil de l’eau. Elles permettent de gagner en efficacité et en réactivité pour suivre les plans d’actions, identifier les leviers et adapter les stratégies pour atteindre les objectifs.
« La bonne volonté ne suffit pas pour mener à bien une politique RSE efficace. Il faut être structuré et équipé pour être performant et s’améliorer en permanence. Avec IZYPEO®, nous disposons d’un outil pour structurer les données, les partager et piloter nos plans d’actions RSE au fil de l’eau. »
Malika Youssoufine, Directrice RH, RSE & Communication LafargeHolcim Maroc
2. La digitalisation permet de booster l’adhésion des équipes aux projets RSE
Les solutions digitales sont accessibles à tous sur tout type de terminal et c’est leur point fort. Les parties prenantes saisissent les données de façon plus naturelle et adhèrent aisément aux projets car leur participation à la collecte est plus ergonomique et intuitive et elles accèdent à une vision plus globale de la démarche grâce aux tableaux de bord et aux indicateurs.
3. La digitalisation de la RSE réduit les coûts de gestion de la démarche RSE
La digitalisation de la RSE participe également à la réduction des coûts. Les processus manuels de collecte et de traitement de la data RSE, avec les tableurs, sont souvent coûteux. L’automatisation de la collecte (sans intervention humaine) et des processus de consolidation et de génération des KPIs réduit le temps et les coûts associés à la gestion de la RSE.
4. La digitalisation améliore la qualité et la robustesse des données RSE collectées
Une solution digitale permet d’harmoniser la gestion de vos données et de sécuriser les workflows grâce à un référentiel partagé et unique, même dans une configuration multisite. La qualité de la donnée est non seulement cruciale pour prendre des décisions éclairées mais aussi pour communiquer et gagner en crédibilité. Digitaliser la démarche RSE améliore la robustesse et la fiabilité des données en éliminant les erreurs humaines, en appliquant des contrôles de cohérence et des alertes.
« Le critère de robustesse des données était un critère essentiel pour réaliser nos audits RSE mais aussi pour publier notre Déclaration de Performance Extra Financière, assurer les certifications de nos entités ou encore valoriser notre stratégie Carbone Groupe auprès de parties prenantes externes. IZYPEO® simplifie l’expérience utilisateur et fournit les données et les preuves dont nous avons besoin. »
Antoine Radix – Elior Group
5. La digitalisation RSE participe à renforcer la communication auprès des parties prenantes
La digitalisation facilite la communication entre les parties prenantes de l’entreprise : fournisseurs, clients, collaborateurs, institutionnels… C’est un excellent outil pour renforcer la transparence et la responsabilité de l’entreprise. D’autant qu’avec des systèmes de gestion des droits très pointus, l’accès aux données est personnalisé. Personne n’est pollué avce des informations qui ne le concernent pas.
6. Digitaliser la collecte des données RSE permet également d’être en conformité avec la règlementation
Avec l’arrivée de la CSRD et la volonté des entreprises de certifier leur démarche, la digitalisation devient indispensable pour assurer la justesse des indicateurs. En digitalisant les processus RSE, vous les structurez et les centralisez et apportez les preuves de votre démarche auprès des auditeurs. Vous pouvez même donner des accès adaptés à l’auditeur en toute sécurité. Vous êtes moins stressé et vous gagnez en crédibilité.
Etape n° 2 : le How : expliquer comment s’y prendre pour choisir un outil pour la digitalisation RSE adapté et ultra paramétrable
« Avec quel outil digitaliser la démarche RSE ? » Ce sera la question suivante… Vous pouvez choisir votre outil à partir de spécifications très précises mais aussi cadrer le projet avant de vous lancer et valider un certain nombre de points clés, qui rassureront votre boss, comme :
- L’évolutivité de la solution qui peut s’élargir au Carbone et à la QHSE (comme Izypeo)
- La pérennité de l’investissement
- L’ergonomie et la facilité d’utilisation
- Les références de l’éditeur et ses réalisations précédentes
- La réactivité du support technique et sa compétence
- Le niveau d’expertise des équipes de l’éditeur
- Le niveau de sécurité des données et de l’hébergement
- La capacité à s’interfacer avec les autres outils du SI sans remise en cause de l’existant
- Le haut niveau de paramétrage pour s’adapter aux besoins et pratiques de l’entreprise et non le contraire
- Et bien sûr le modèle économique (voir le paragraphe suivant à ce sujet…)
En choisissant Izypeo, vous vous assurer de répondre positivement à tous ces critères de choix.
Etape n° 3 : le What : répondre aux objections classiques sur la digitalisation RSE
Très souvent, les responsables RSE ont initié leur démarche avec des tableurs et les habitudes ont vite été prises sur ce sujet. Or, si le tableur peut être un outil pertinent pour débuter, un pilotage efficace de la RSE et de ses indicateurs devient rapidement impossible avec une solution non digitalisée surtout quand on veut gérer les données RSE, les plans d’actions RSE et le rapport extra-financier dans un même outil. Pourtant les habitudes ont la vie dure et votre boss ne voit pas forcément pourquoi changer un système qui marche (tant bien que mal mais qui marche…)
Voici quelques points clés pour répondre et montrer que passer d’un tableur à un logiciel de pilotage RSE permet de simplifier, automatiser et sécuriser vos processus RSE et plus spécifiquement :
- Simplifier la démarche à chaque étape (collecte et consolidation des données, génération des indicateurs, relances des parties prenantes, etc.)
- Automatiser les processus RSE sans mise à jour manuelle source d’erreurs et de perte de temps
- Sécuriser la collecte des données et la réussite des audits par une plus grande robustesse et plus de traçabilité (chaque étape d’un plan d’action est tracée automatiquement)
- Contrôler la cohérence « métier » des données au regard de seuils de cohérence et identifier les actions pour l’amélioration des indicateurs.
- Mettre en place des processus collaboratifs impossibles à déployer avec un simple tableur.
Etape n°4 : le How much : défendre son budget en identifiant les économies générées et le ROI
Lorsque l’on parle de budget, il faut considérer deux points différents.
- Le coût en lui-même du projet : En centralisant la gestion de vos flux RSE dans un outil dédié, vous réduisez le nombre de logiciels, dont vous devez payer les licences mais aussi l’hébergement et la maintenance. Un seul outil pour avoir une vision globale et une seule facture. Votre budget est respecté et sans surprise. Les coûts seront d’autant plus maitrisés que les solutions comme Izypeo sont accessibles en mode SaaS et donc accessibles par tous de partout. Ce mode permet d’intégrer les coûts cachés du TCO (t-Total Cost of Ownership) de votre plateforme digitale et de ne pas avoir à y affecter de personnel dédié pour en assurer la maintenance. Avec Izypeo, les développements et les projets sont gérés en mode Agile. Ce dernier point, associé au modèle SaaS permet une mise en route et un déploiement très rapides et à moindre coût pour bénéficier très rapidement de tous les atouts de votre projet de digitalisation RSE.
- Les économies réalisées grâce à la digitalisation RSE : La pérennité de la solution entre également en ligne de compte en matière financière ainsi que la valeur du temps passé par les équipes sur la RSE. Prenons l’exemple d’Izypeo : la solution est pérenne et évolutive car elle s’appuie sur les dernières technologies. Elle s’interface avec l’ERP, le SI Achats et Office 365 faisant ainsi gagner en temps et en qualité de collecte. L’automatisation et la traçabilité des actions permet aux équipes de réduire significativement le temps passé à saisir, consolider, relancer, corriger et accorder plus de temps sur les tâches à valeur ajoutée.
« Nous avons réussi notre premier pari qui était de simplifier le processus de reporting RSE. Nous avons diminué le nombre de mails et sécurisé la collecte des données RSE. Nous pouvons consolider au fil de l’eau sans attendre d’avoir toutes les données alors qu’avant le déploiement d’IZYPEO®, il nous fallait patienter deux semaines.»
Antoine Radix – Elior Group
Etape n° 5 : permettre à votre boss de se faire un avis avec une démo !
Vous pouvez vous faire votre propre avis et présenter à votre boss la solution Izypeo en assistant à la prochaine démo en ligne (et en posant toutes vos questions au concepteur de la solution) en cliquant sur le lien suivant !
Si vous aussi, vous êtes confrontés à la « vente » de votre projet de digitalisation RSE, n’hésitez pas à nous contacter. Nous saurons vous aider à trouver les mots pour le dire et partager l’expérience de nos clients qui ont déjà mené un projet de digitalisation RSE !
