Vous avez pris conscience que vous aviez besoin de passer en mode digital pour gérer votre démarche RSE mais vous ne savez pas forcément comme vous y prendre ni par quel bout commencer. La première des choses à faire est de cadrer votre projet de digitalisation RSE. L’entreprise se digitalise et les fonctions RSE n’y échappent pas d’autant que la responsabilité d’entreprise est devenue un enjeu stratégique pour nombre de sociétés. Il s’agit à la fois d’un projet critique et structurant qui va nécessiter d’impliquer et motiver toutes les parties prenantes à savoir la DSI et les Directions Métiers concernées (RH, marketing, etc.) Comment définir vos besoins pour faire de votre projet de digitalisation RSE un succès ?

Définir le périmètre de votre projet de digitalisation RSE

Première étape : définir le périmètre.

Tout d’abord, il faut définir le périmètre au sein de l’entreprise : Quels sont les services et les entités concernées par le projet ? Sont-ils basés en France ? A l’étranger ? Dois-je consolider les données d’un groupe ou d’une entreprise ?  Devrais-je faire évoluer ce périmètre ? La digitalisation devra couvrir plusieurs domaines d’activité et concerner plusieurs métiers. Elle devra également tenir compte de la source des données et de la maturité RSE de chaque entité concernée.

Cette étape est fortement liée à la stratégie RSE de l’entreprise et sa gouvernance et ne saurait se faire sans un alignement parfait avec la stratégie d’entreprise. N’hésitez pas à impliquer les sponsors du projet que vous aurez pris soin d’identifier préalablement.

Il faut aussi définir le périmètre fonctionnel : est-ce que je me contente de collecter des données pour faire mon reporting ESG ou est-ce que je veux impliquer mes parties prenantes, voire mettre en place des plans d’actions ?

Identifier vos indicateurs clés

Seconde étape et non des moindres : quels sont le indicateurs clés dont vous avez besoin ? Au quotidien mais aussi pour votre reporting extra financier ! Ne vous limitez pas à ceux que vous avez déjà utilisés (sous Excel par exemple) et ne dupliquez surtout pas l’existant ! Voyez plus loin et plus large et pensez reporting extra financier et communication et partage. N’hésitez pas à vous faire accompagner sur cette partie car le cadrage des indicateurs est un point clé pour un déploiement rapide et une performance immédiate de votre projet de digitalisation RSE.

«Les actions RSE sont réalisées et mesurées chaque année afin de valider la performance de notre démarche et assurer une amélioration continue. Il fallait un outil pour mettre tout cela en musique, un outil collaboratif pour renseigner, piloter, auditer et mesurer les plans d’actions avec des KPIs pertinents. »

Malika Youssoufine, Directrice RH, RSE & Communication LafargeHolcim Maroc

Cartographier la source de vos données, histoire de ne pas monter une usine à gaz

Parce que les outils digitaux vous permettent de collecter facilement les données, prenez garde à ne pas vous emballer et à ne pas collecter des données inutiles !  La multiplication des sources et des volumes de données nécessite de savoir comment et où collecter les données.

• Les données stockées dans vos autres outils digitaux : votre CRM, votre SIRH, votre ERP, votre solution e-achat… tous ces outils collectent et stockent des données qui peuvent vous intéresser pour générer vos indicateurs clés de performance. Vous devez donc être en mesure de savoir quelles données sont déjà disponibles dans votre système d’information avant d’aller solliciter les collaborateurs et les parties prenantes et vous assurer de pouvoir les récupérer aisément et automatiquement.
• Les données qui doivent être saisies par les collaborateurs et/ou des parties prenantes externes : les données doivent être saisies au fil de l’eau ou périodiquement (et de façon externe à vos logiciels existants), directement dans votre solution de digitalisation RSE. Parfois même ces données proviennent de sources externes que vous devrez identifier.
• Les données qui peuvent être collectées de façon semi-automatique : Il est possible d’automatiser en partie la collecte de certaines données.

« Notre principale problématique à l’époque était la collecte des données, effectuée par chaque relais RSE. Ces données, provenant de 6 pays différents dans 4 langues étaient consolidées, au sein d’un tableur unique, au niveau du groupe.  Cela devenait de plus en plus lourd à gérer. Plus notre approche RSE prenait du corps et plus il devenait nécessaire de piloter de façon plus rapprochée – au trimestre – et de façon plus automatisée. »

Antoine Radix, responsable du reporting RSE chez Elior

Définir des tableaux de bord et des plans d’actions en fonction de vos objectifs

Une fois les données collectées, il s’agit de savoir comment les restituer. Or, cette question est essentielle dans un projet de digitalisation RSE, car les données collectées devront être restituées dans le reporting extra financier mais aussi partagées avec les parties prenantes.

Vous allez devoir, aussi, les restituer sous forme de tableaux de bord et reporting à des utilisateurs qui ont des profils différents (et aussi des enjeux différents).

Il faudra aussi être en mesure de générer des actions (si vous avez intégré ce besoin dans votre cahier des charges) et, pour cela, formaliser des workflows et des processus.

Identifier vos parties prenantes et impliquer la DSI et la communication dès que possible

Vos données seront collectées et exploitées par des utilisateurs très variés qu’il va falloir former et sensibiliser pour réussir votre projet de digitalisation RSE. Les identifier rapidement va vous permettre de les impliquer dès le début du projet et aussi de définir un paramétrage de votre solution RSE adaptée.

Si votre DSI est active, compétente et un vrai partenaire des équipes pour la digitalisation de l’entreprise, misez sur son savoir-faire ! Elle saura mener un projet en mode Agile pour en garantir l’adéquation, elle vous conseillera sur les technologies les plus adaptées et sera votre interface avec l’éditeur de la solution. Pour le coup, pas de travail en silos ou de shadow IT mais bien une collaboration et une synergie qui produiront des résultats immédiatement.

Choisir un outil de digitalisation RSE adapté et ultra paramétrable (mais aussi l’équipe qui va bien !)

« La bonne volonté ne suffit pas pour mener à bien une politique RSE efficace. Il faut être structuré et équipé pour être performant et s’améliorer en permanence. »

Malika Youssoufine, Directrice RH, RSE & Communication LafargeHolcim Maroc

Avec quel outil digitaliser votre démarche RSE ? Nombre de personnes vous diront de choisir votre outil à partir de spécifications très précises. Or le risque c’est d’avoir rêvé un outil qui n’existe pas ! Grâce aux méthodes Agile, vous pouvez choisir votre outil RSE avant d’avoir finalisé le cadrage du projet car cette méthode permet de travailler par itération. De plus, n’oubliez pas que les bonnes pratiques proposées par les éditeurs permettent aussi d’avoir de nouvelles idées et d’être inspirés par l’outil autant que par votre cahier des charges.

Il ne faut donc pas hésiter à consulter à partir d’un niveau de pré-cadrage pour affiner votre cahier des charges et impliquer vos parties prenantes. Vous devez étudier avant tout :

• Le logiciel proposé : est-il paramétrable et personnalisable ? Peut-il s’interfacer vos outils existants ? Est-il évolutif ? Quel est le niveau de sécurité préposé pour vos données ? Quel est le modèle économique (gratuit, payant, hybride, acquisition licences et support annuel, abonnement annuel tout compris) ?
• L’éditeur : est-ce lui qui assure le support technique ? Ce dernier est-il réactif ? Commercialise-t-il directement sa solution ? Quelles sont ses références ?
• L’expertise : selon votre niveau d’expertise devez-vous faire appel à des expertises spécifiques sur votre projet ? Avez-vous besoin d’un consultant externe pour mener le projet ou de ressources venant de l’éditeur ? Vos équipes sont-elles correctement dimensionnées ?

Vous le voyez, le cadrage est un point clé pour la réussite de votre projet. Aussi prenez le temps de vous « poser » à ce sujet. Si vous souhaitez échanger avec nous, nous pouvons partager notre expérience avec vous et/ou vous recommander des experts et des consultants SI, RSE et marketing qui travaillent avec nous.